CIRCOLARE N. 21/D Roma, 23 maggio 2008

Protocollo: 3519

OGGETTO: Tempi e modalità per la trasmissione esclusivamente in forma telematica dei dati relativi alle contabilità dei depositari autorizzati esercenti l’attività svolta nei settori dei prodotti energetici.

Indice di consultazione rapida

  1. DATI CONTABILI RELATIVI ALLA MOVIMENTAZIONE GIORNALIERA DEI PRODOTTI E RIEPILOGO GIORNALIERO DELLE GARANZIE DI CIRCOLAZIONE DEI PRODOTTI IN SOSPENSIONE D’ACCISA.
  2. DATI CONTABILI RELATIVI AL DEBITO/CREDITO DI IMPOSTA.
  3. RETTIFICHE SU ISTANZA DI PARTE
  4. CALI ED ECCEDENZE
  5. MODALITA’ TECNICHE ED OPERATIVE
  6. PROCEDURE DA UTILIZZARE IN CASO DI INDISPONIBILITA’ DEI SISTEMI INFORMATICI
  7. DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

PREMESSA

L’articolo 1, comma 1, lettera a) del D.L. 3 ottobre 2006, n. 262, convertito con modificazioni dalla 1egge 24 novembre 2006, n. 286 ha previsto che con determinazione dell’Agenzia delle dogane fossero stabiliti tempi e modalità per la presentazione esclusivamente in forma telematica dei dati relativi alle contabilità degli operatori, qualificati come depositari autorizzati, esercenti l’attività nei settori dei prodotti energetici, di cui all’art. 5 del testo unico delle disposizioni legislative concernenti le imposte sulla produzione e sui consumi e relative sanzioni penali e amministrative approvato con decreto legislativo 26 ottobre 1995, n. 504.
La Determinazione Direttoriale prot. 1494/UD del 26 settembre 2007 pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 228 del 1° ottobre 2007, ha stabilito dette modalità e, all’articolo 1, comma 1, ha fissato la decorrenza per la trasmissione dei dati in parola al 1° giugno 2008.
Con la presente si impartiscono istruzioni di dettaglio al fine di ottemperare a tale obbligo, precisando che i dati trasmessi in forma telematica devono trovare corrispondenza nelle scritturazioni previste dall’articolo 5, comma 3, lettera c) del testo unico 504/95 come esplicitate nella circolare 335/92 e devono essere stampati a richiesta degli organi verificatori.
Il tavolo tecnico con le associazioni di categoria del settore, attivato il 6 marzo 2007 per condividere le modalità tecnico-operative per la presentazione telematica dei dati in parola e seguire le fasi di sperimentazione, continua ad essere operante, al fine di monitorare la fase di prima applicazione delle nuove procedure.

 

1.DATI CONTABILI RELATIVI ALLA MOVIMENTAZIONE GIORNALIERA DEI PRODOTTI E RIEPILOGO GIORNALIERO DELLE GARANZIE DI CIRCOLAZIONE DEI PRODOTTI IN SOSPENSIONE D’ACCISA.

I depositari autorizzati devono trasmettere in forma esclusivamente telematica, entro le ore 12.00 del giorno lavorativo successivo a quello di riferimento, i dati relativi a ciascuna movimentazione dei prodotti energetici, interna ed esterna al deposito fiscale ed il riepilogo dei dati contabili relativi alla movimentazione complessiva giornaliera delle garanzie per la circolazione dei prodotti in sospensione di accisa.
I medesimi dati, relativi alle materie prime ed ai semilavorati non soggetti ad accise, in questa prima fase sono trasmessi su base volontaria, considerato che tali prodotti sono oggetto delle scritturazioni indicate in premessa e che sono stati oggetto della sperimentazio ne condotta.
Peraltro la loro trasmissione telematica consente di validare, già nella fase di prima applicazione, le modalità per la tenuta informatizzata dei registri afferenti e di costituire il presupposto per la razionalizzazione degli adempimenti e dei flussi informativi tra amministrazione ed utenza, in un’ottica single window.
I maggiori benefici potranno derivare dall’integrazione tra i processi doganali e fiscali e dalla possibilità di fornire direttamente ad altri enti ed amministrazioni le informazioni acquisite per via telematica, evitando che vengano fornite dagli operatori.
Per la predisposizione dei relativi file occorre fare riferimento ai tracciati record ed agli elementi tecnici (tabelle di riferimento, regole e condizioni, ecc.)
pubblicati sul sito internet dell’Agenzia, http://www.agenziadogane.gov.it , nella sezione “Click rapidi”, seguendo il percorso “Accise à Telematizzazione delle Accise à Settore Prodotti Energetici”.
L’invio telematico sostituisce l’adempimento previsto dal punto 5, 2° cpv della circolare n. 335/92 e quindi la presentazione dei relativi documenti cartacei ivi previsti (prospetti riepilogativi e relative distinte allegate).

Pertanto, a decorrere dal 1° giugno 2008, non è più richiesta la consegna ai competenti Uffici delle Dogane dei predetti documenti cartacei.

 

2. DATI CONTABILI RELATIVI AL DEBITO/CREDITO DI IMPOSTA.

I depositari autorizzati devono trasmettere, in forma esclusivamente telematica, entro il quinto giorno lavorativo successivo al termine di ciascun mese, il
riepilogo del movimento periodico d’imposta e degli accrediti d’imposta utilizzati nel periodo di riferimento.

Si precisa che per il mese di dicembre i dati saranno trasmessi con cadenza quindicinale entro il terzo giorno lavorativo successivo al termine della prima quindicina ed entro il quinto giorno lavorativo del mese successivo, per la seconda quindicina.

Per la predisposizione dei relativi file occorre fare riferimento ai tracciati record ed agli elementi tecnici (tabelle, regole e condizioni) pubblicati sul sito internet dell’Agenzia http://www.agenziadogane.gov.it, nella sezione “Click rapidi”, seguendo il percorso “Accise à Telematizzazione delle Accise à Settore Prodotti Energetici”. L’invio telematico dei predetti file costituisce adempimento all’obbligo previsto dal 2° periodo, della lettera b) del 1° capoverso, del punto 5 della circolare n. 335/92 e sostituisce la presentazione quindicinale dei prospetti riepilogativi cartacei prevista dal punto 2 della circolare n. 80/97.

 

3. RETTIFICHE SU ISTANZA DI PARTE

Considerate le esigenze emerse nel corso della sperimentazione prevista dall’art. 4 della Determinazione Direttoriale n. 1494/UD del 26 settembre 2007 sono state definite le procedure per la trasmissione telematica delle rettifiche ai dati in oggetto.

I dati già trasmessi, quindi, possono essere rettificati tramite l’inserimento e/o la cancellazione dei record afferenti in cui deve essere obbligatoriamente specificata, nell’apposito campo “Note”, la motivazione della rettifica. Ove necessario, devono essere rettificati anche tutti i dati correlati all’intervento di modifica effettuato.

Resta inteso che le rettifiche ed i conseguenti aggiornamenti devono corrispondere alle eventuali modifiche effettuate nelle scritturazioni contabili.
Si precisa che, se la rettifica incide sulla giacenza contabile ad una certa data, l’operatore deve trasmettere, unitamente ai record di rettifica:

  • la rettifica della giacenza contabile a quella data;
  • la giacenza contabile alla data di riferimento della trasmissione che tiene conto degli aggiornamenti dovuti alla rettifica in parola, senza provvedere alla rettifica delle giacenze contabili afferenti alle giornate comprese tra le due date.

I dettagli tecnico-operativi per l’esecuzione dei processi di rettifica e per la compilazione dei relativi tracciati record sono pubblicati sul sito dell’Agenzia, http://www.agenziadogane.gov.it nella sezione “Click rapidi”, seguendo il percorso “Accise à Telematizzazione delle Accise à Settore Prodotti Energetici”.
La trasmissione di eventuali rettifiche non esclude, ove ricorrano i presupposti di legge, l’applicazione dei provvedimenti sanzionatori previsti dalle disposizioni vigenti in materia.

 

4. CALI ED ECCEDENZE

I dati delle contabilità risultanti da una verifica fiscale, cali e/o eccedenze di giacenza, devono essere trasmessi per via telematica al momento della disponibilità del verbale di verifica, indicando nell’apposito record:

  • “Calo di inventario” / “Eccedenza di inventario”, nella causale di movimentazione;
  • la data delle effettive misurazioni fisiche del prodotto, nella data di riferimento;
  • “VDP”, nel tipo documento;
  • gli estremi del protocollo del verbale di verifica, nel numero documento/verbale.

 

5. MODALITA’ TECNICHE ED OPERATIVE.

Ad ogni buon fine, si rammenta quanto precisato al comma 3 dell’art. 3 della Determinazione Direttoriale n. 1494/UD del 26 settembre 2007, ove si specifica che le modalità tecnico-operative di trasmissione dei file e del prelievo degli esiti sono pubblicati sul sito dell’Agenzia http://www.agenziadogane.gov.it , nella sezione “Click rapidi”, seguendo il percorso “Servizio Telematico Doganale – E.D.I.”.
Inoltre, nella medesima sezione, seguendo il percorso “Accise à Telematizzazione delle Accise à Settore Prodotti Energetici” sono altresì presenti informazioni di supporto tra le quali si rammentano :

  • la descrizione dei processi di dettaglio (Gestione delle rettifiche, rientro della 3° copia del DAA, Procedure di Fall-Back…);
  • un’ulteriore guida operativa interattiva “Assistenza on line” che descrive i processi di dettaglio e consente di reperire agevolmente le informazioni sulla compilazione dei record e la predisposizione dei file; si segnala che ”Assistenza on line” è costantemente aggiornata anche sulla base delle segnalazioni degli utenti che forniscono, interattivamente, la propria opinione sulla qualità dell’informazione ricevuta;
  • FAQ – risposte alle domande più frequenti;
  • normativa di settore.

Con riferimento ad alcune richieste delle associazioni di categoria si precisa che:

  • l’apposizione della firma digitale ai file trasmessi garantisce oltre al riconoscimento legale ed univoco del mittente, l’immodificabilità del messaggio trasmesso da parte del destinatario;
  • il sistema esegue controlli formali e di coerenza e solo in assenza di errori relativi a tali aspetti provvede alla registrazione. Gli errori rilevati sono segnalati all’utente per consentirgli la predisposizione e l’invio dei record corretti.

 

6. PROCEDURE DA UTILIZZARE IN CASO DI INDISPONIBILITA’ DEI SISTEMI INFORMATICI

Il depositario autorizzato, nel caso di indisponibilità del proprio sistema informatico, è tenuto a darne notizia all’Ufficio delle Dogane competente, indicando la durata prevista dell’interruzione con le relative motivazioni.
Se tale indisponibilità ha una durata non superiore a tre giorni lavorativi, al ripristino del sistema, il depositario autorizzato provvede all’invio telematico dei dati che non è stato in grado di trasmettere a causa di detta indisponibilità.
Nel caso di indisponibilità superiore a tre giorni lavorativi il depositario autorizzato deve presentare i dati in argomento all’Ufficio delle Dogane competente su supporto magnetico/ottico (CD, Floppy,…) unitamente alla relativa stampa, debitamente sottoscritta, prodotta utilizzando i formulari cartacei pubblicati sul sito dell’ Agenzia http://www.agenziadogane.gov.it , nella sezione “Click rapidi”, seguendo il percorso “Accise à Telematizzazione delle Accise à Settore Prodotti Energetici.
Gli Uffici dell’Agenzia sono tenuti ad acquisire con immediatezza i dati presentati su tali supporti.
Se l’indisponibilità riguarda il sistema informatico dell’Agenzia, indipendentemente dalla sua durata, il depositario autorizzato, non appena ripristinato il sistema, provvede all’invio telematico dei dati che non è stato in grado di trasmettere a causa di detta indisponibilità.

 

DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

Data la peculiarità dei depositari autorizzati che svolgono l’attività di rifornimento degli aeromobili all’interno degli aeroporti (i c.d. depositi “AVIO”), si
consente, transitoriamente, che la trasmissione giornaliera dei relativi dati contabili possa essere effettuata entro le ore 17.00 del giorno lavorativo successivo a quello di riferimento.
In fase di prima applicazione della procedura in esame e comunque non oltre il 30 novembre 2008, fermo restando il rispetto dei termini di liquidazione e pagamento dell’imposta, i depositari autorizzati possono provvedere, entro 5 giorni lavorativi dall’invio, alla rimozione degli errori materiali concernenti il disallineamento con le scritturazioni contabili, evidenziando nel campo note la dicitura “ERRORE MATERIALE” .
Con apposito provvedimento saranno stabilite le modalità per la tenuta informatiz zata delle scritturazioni previste dall’articolo 5, comma 3, lettera c), del testo unico 504/95.
Restano in vigore tutte le disposizione impartite con la più volte citata circolare 335/92 non espressamente modificate dalla presente.

 

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